Työnhakijoiden henkilötietojen käsittelyä koskeva tietosuojaseloste

Tämä Tietosuojaseloste koskee Suomalainen Energiaosuuskunta (SEO):n (jäljempänä ”SEO”) rekrytointien yhteydessä suoritettavaa henkilötietojen käsittelyä. Olemme kuvanneet tässä tietosuojaselosteessa, millä tavoin ja perustein käsittelemme henkilötietojasi hakiessasi SEO:n palvelukseen.

1. Rekisterinpitäjä

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Käsittelemme henkilötietojasi tarkoituksissa, jotka liittyvät SEO:n rekrytointitoimenpiteiden toteuttamiseen ja hallinnointiin. Tämän mukaisesti käsittelemme henkilötietoja:

• Työhakemusten käsittelemiseksi;
• Työnhakijoiden (rekisteröityjen) henkilö-, haku- ja rekrytointitietojen ylläpitämiseksi;
• Työnhakijoiden arvioimiseksi ja valitsemiseksi;
• Työntekijöiden rekrytointeihin ja työsuhteen luomiseen liittyvien toimenpiteiden toteuttamiseksi;
• Rekrytointiprosessiin liittyvää yhteydenpitoa varten.

3. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (jäljempänä myös ”GDPR”) mukaiset perusteet:

• Oikeutettu etu (GDPR 6 artikla 1 kohta f-alakohta);
• Sopimuksen täytäntöönpano tai sopimuksen tekemistä edeltävät toimenpiteet (GDPR 6 artikla 1 kohta b-alakohta);

Edellä mainittu rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisteröidyn henkilön ja rekisterinpitäjän välillä olevaan merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen, joka syntyy rekisteröidyn hakiessa SEO:n palvelukseen, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja asianmukaisen suhteen yhteydessä. 

Käsitellessämme henkilötietoja oikeutetun edun perusteella, punnitsemme käsittelyn hyödyt ja mahdolliset haitat rekisteröidyille, ja olemme arvioineet, että rekisteröityjen oikeudet ja edut eivät syrjäytä SEO:n oikeutettua etua käsitellä henkilötietoja. Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Käsittelemme seuraavia henkilötietoryhmiä yllä kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi:

• Työnhakijan perustiedot, eli nimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero;
• Työnhakijan hakemiin työtehtäviin liittyvät tiedot mukaan lukien tiedot työsuhteen muodosta ja laadusta sekä päivämäärä, josta lähtien työntekijä on käytettävissä;
• Työnhakijan opiskelu- ja muut koulutustiedot;
• Työnhakijan työkokemus ja tiedot henkilön työhistoriasta ja muusta merkityksellisestä kokemuksesta;
• Tieto siitä, saako tietoja säilyttää muita hakuja varten.

Lisäksi käsittelemme seuraavia henkilötietoja niistä rekisteröidyistä, joita kyseiset aiheet haettavan työtehtävän vuoksi erityisesti koskevat, tai jotka ovat vapaaehtoisesti antaneet rekisterinpitäjälle rekrytoinnin yhteydessä seuraavia henkilötietoja itsestään:

• Työnhakijan ansioluettelo ja työhakemus;
• Työnhakijan kielitaito;
• Työnhakijan valokuva;
• Työnhakijan palkkatoive;
• Työnhakijan erityisosaamista kuvaavat tiedot, ja jos työnhakijalla on työnhakua koskevassa prosessissa suosittelijoita, tällaisten henkilöiden nimet ja yhteystiedot;
• Työnhakijan osana hakumenettelyä antamat muut tiedot; tällaisia muita tietoja ovat muun muassa tiedot, jotka työnhakija on vapaaehtoisesti voinut antaa rekisterinpitäjän hakulomakkeen liitteenä jättämässään asiakirjassa (esimerkiksi erilaiset todistukset ja työssä suoriutumista koskevat arvioinnit);

Lisäksi käsittelemme seuraavia lisätietoja rekrytointiprosessiin liittyen:

• Työnhakijan hakeman työtehtävän SEO:n sisäinen tunnistetieto ja muut tehtävää koskevat tarkemmat tiedot;
• Työnhakijalle rekrytointiprosessissa nimetty vastuuhenkilö;
• Työnhakijan rekrytointiprosessin etenemistä koskevat tiedot (kuten tulossa oleva jatkohaastattelu ja rekrytointiprosessin keskeytyminen);
• Työnhakijan mahdollisesti suorittaman soveltuvuusarvioinnin tiedot.

Keräämme ja käsittelemme ainoastaan sellaisia tietoja, jotka ovat välttämättömiä rekrytointiprosessin toteuttamiseksi. Tietojen antamatta jättäminen voi vaikuttaa paitsi sopimuksen syntymiseen, myös haku- ja valintamenettelyyn ja mahdolliseen työsuhteeseen perustuvien oikeuksien toteutumiseen.

5. Profilointi ja automaattinen päätöksenteko

Emme käytä henkilötietoja automaattiseen päätöksentekoon.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Keräämme henkilötietoja ensisijaisesti sinulta itseltäsi.

Jos osana rekrytointiprosessia osallistut soveltuvuusarviointiin, saamme soveltuvuusarvioinnin tuottajalta sinua koskevan arviointiraportin. Keräämme henkilötietoja myös sovellettavan lainsäädännön rajoissa yleisesti saatavilla olevista lähteistä sekä muilta kolmansilta osapuolilta, joiden kanssa tai joiden kautta SEO toteuttaa työntekijöiden haku- ja valintamenettelyyn liittyviä velvollisuuksiaan tai muita rekrytointeihin liittyviä toimenpiteitä.

7. Henkilötietojen vastaanottajat ja tietojen luovutukset

SEO siirtää henkilötietojasi vastaanottajien haltuun ainoastaan siinä määrin kuin rekrytointiin liittyvien käsittelytoimien toteuttamiseksi on tarpeen.

SEO hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä palveluntuottajia, jotka henkilötietojen käsittelijän asemassa käsittelevät tai säilyttävät henkilötietoja SEO:n puolesta ja lukuun. Näiden tahojen kanssa on allekirjoitettu tietosuoja-asetuksen mukaiset henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset.

Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat palveluntuottajina:

• Henkilöstöpalvelu Heimo Oy

Lisäksi henkilötietojesi käsittelyyn osallistuu eräitä henkilötietojen käsittelijöinä toimivia ICT-palveluiden tuottajia, jotka toteuttavat erilaisia teknisiä järjestelmiä ja palveluita tehtyjen sopimusten sekä niiden tietosuojaa koskevien ehtojen mukaisesti. Jos haluat lisätietoja kyseisistä ICT-palveluiden tuottajista, voit olla yhteydessä tässä tietosuojaselosteessa kohdassa 1. mainittuun yhteyshenkilöön.

SEO ei luovuta henkilötietojasi ulkopuolisille tahoille.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Tietojen säilytysajat

Säilytämme henkilötietojasi ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.

Työnhakijan rekrytointiprosessin yhteydessä rekisterinpitäjälle antamia tietoja säilytetään kaksi vuotta rekrytointiprosessin päättymisestä.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten käytännesääntöjemme mukaisesti. Lisäksi toteutamme kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Käytämme teknisiä ja organisatorisia suojatoimenpiteitä keräämiemme ja käsittelemiemme henkilötietojen suojaamiseksi. Tietokantoihin ja järjestelmiin pääsyyn sekä rekisterin käyttöön ovat oikeutettuja vain ne rekisterinpitäjän tai tämän puolesta ja lukuun toimivien henkilötietojen käsittelijöiden työntekijät, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä rekisterin sisältämiä tietoja.

Henkilötietoja sisältävä tietokanta on palvelimella, jota säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Palvelin on suojattu asianmukaisella palomuurilla ja teknisellä suojauksella. Käyttämämme toimet on suunniteltu ylläpitämään asianmukainen turvallisuustaso tietojen luottamuksellisuuden, eheyden, käytettävyyden ja vikasietoisuuden varmistamiseksi.

Säilytämme paperikopioita ja muita fyysisessä arkistossa säilytettäviä henkilötietoja lukittavissa tiloissa, joihin on rajattu pääsy.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritellyt oikeudet:

• Oikeus saada vahvistus siitä, että sinua koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin.
• Oikeus saada oikaistua sinua koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.
• Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä tiettyjä EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määriteltyjä tarkoituksia kuten profilointia varten.
• Oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
• Oikeus pyytää henkilötietojesi poistamista EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritellyissä tilanteissa.
• Oikeus henkilötietojen käsittelyn rajoittamiseen EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritellyissä tilanteissa.
• Oikeus tietyissä tilanteissa saada siirrettyä sinua koskevat henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
• Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Suomessa tämä viranomainen on tietosuojavaltuutettu.

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan kohdassa 1 mainitulle SEO:n yhteyshenkilölle.