SEO:n kamera- ja kulunvalvontaa koskeva tietosuojaseloste

Tämä Tietosuojaseloste koskee Suomalainen Energiaosuuskunta (SEO):n (jäljempänä ”SEO”) kamera- ja kulunvalvontaan liittyvien henkilötietojen käsittelyä. Olemme kuvanneet tässä tietosuojaselosteessa, millä tavoin ja perustein käsittelemme henkilötietojasi kamera- ja kulunvalvonnan yhteydessä.

1. Rekisterinpitäjä

Suomalainen Energiaosuuskunta SEO
Viipurintie 11
15150 Lahti
Y-tunnus 0276700-2
https://seo.fi/

Jos sinulla on kysyttävää henkilötietojen käsittelyyn tai yksityisyyteesi liittyen, olethan yhteydessä: Johanna Silén johanna.silen@seo.fi, joka on SEO:n yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa.

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Käsittelemme henkilötietoja tarkoituksissa, jotka liittyvät SEO:n toimitilojen turvallisuuteen ja SEO:n hallinnoimien tilojen ja tietojärjestelmien tietoturvallisuuteen sekä mahdollisten ongelmatilanteiden selvittämiseen sekä SEO:n työntekijöiden ja SEO:n tiloissa vierailevien henkilöiden (rekisteröity) kulunvalvontaan.

3. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (jäljempänä myös ”GDPR”) mukaiset perusteet:

Oikeutettu etu (GDPR 6 artikla 1 kohta f-alakohta) ja
Lakisääteinen velvoite (GDPR 6 artikla 1 kohta c-alakohta)

Edellä mainittu rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisteröidyn henkilön ja rekisterinpitäjän välillä olevaan merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen, joka on seurausta siitä, että rekisteröity on SEO:n palveluksessa, asiakas tai muu SEO:n tiloissa oleskeleva henkilö, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja asianmukaisen suhteen yhteydessä.

Käsitellessämme henkilötietoja oikeutetun edun perusteella, punnitsemme käsittelyn hyödyt ja mahdolliset haitat rekisteröidyille, ja olemme arvioineet, että rekisteröityjen oikeudet ja edut eivät syrjäytä SEO:n oikeutettua etua käsitellä henkilötietoja. Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Henkilötietoja kerätään seuraavista henkilöistä:

SEO:n työntekijöistä ja palveluntuottajien työntekijöistä; sekä
Asiakkaista ja vierailijoista SEO:n tiloissa.

Käsittelemme seuraavia tietoja edellä mainituissa tarkoituksissa:

Rekisteröidyn perustiedot, joita ovat nimi ja puhelinnumero sekä mahdollisesti tieto kyseisen rekisteröidyn työnantajaorganisaatiosta tai hänen muuten edustamastaan organisaatiosta;
SEO:n työntekijöiden ja palveluntuottajien työntekijöiden kulunvalvontaa koskevat tiedot, joita ko. henkilöistä kerätään;
Videokuvaa SEO:n hallinnoimista yleisistä tiloista, jolloin kyseiset yleisissä tiloissa olevat henkilöt voivat tallentua osaksi videotallennetta.

5. Profilointi ja automaattinen päätöksenteko

Emme käytä henkilötietoja automaattiseen päätöksentekoon.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään videokuvaamalla henkilöistä, jotka liikkuvat SEO:n hallinnoimissa tiloissa. Kameratallenteet tallentuvat SEO:n kamera- ja kuluvalvonnan tarjoajan palvelimelle. Alueella tapahtuvasta kameravalvonnasta kerrotaan näkyvillä paikoilla olevissa tarroissa.

7. Henkilötietojen vastaanottajat ja tietojen luovutukset

SEO voi käyttää kamera- ja kulunvalvonnan toteuttamisessa luotettavaksi todettuja henkilötietojen käsittelijöitä ja rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun toimivia alihankkijoita. Näiden tahojen kanssa on allekirjoitettu tietosuoja-asetuksen mukaiset henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset.

SEO käyttää henkilötietojen käsittelijöinä seuraavia tahoja:

Lukkoässä Oy
Käsittelijä vastaa kamera- ja kulunvalvonnasta

Lisäksi henkilötietojesi käsittelyyn osallistuu eräitä henkilötietojen käsittelijöinä toimivia ICT-palveluiden tuottajia, jotka toteuttavat erilaisia teknisiä järjestelmiä ja palveluita tehtyjen sopimusten sekä niiden tietosuojaa koskevien ehtojen mukaisesti. Jos haluat lisätietoja kyseisistä ICT-palveluiden tuottajista, voit olla yhteydessä tässä tietosuojaselosteessa kohdassa 1. mainittuun yhteyshenkilöön.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lainsäädännön mukaisesti.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Tietojen säilytysajat

Käsittelemme henkilötietojasi ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään. Henkilötietojen säilytysaika riippuu tietojen luonteesta sekä käsittelyn tarkoituksesta. Kun henkilötietoa ei enää tarvita, poistamme henkilötiedot rekisteristämme kohtuullisessa ajassa.

Henkilötietoja säilytetään alla kuvattujen periaatteiden mukaisesti:

Työntekijän perustietoja ja kulunvalvontatietoja niin kauan kuin se on rekisterinpitäjän työnantajavelvoitteiden toteuttamiseksi tarpeen;
Videokuva rekisteröidystä poistuu järjestelmästä viimeistään kuuden kuukauden kuluessa tallennuksesta;
Muun rekisteröidyn perustietoja ja rekisteröityjen seurantaan ja valvontaan, kuten kulunvalvontaan liittyviä seuranta- ja lokitietoja niin kauan kuin se on tarpeen näitä koskevien valvontatoimenpiteiden suorittamiseksi;
Lisäksi tietoja voidaan säilyttää niin kauan kuin se on poikkeuksellisesti tarpeen rekisteröityä koskevan ja kamera- tai kulunvalvontaan liittyvän asian selvittämiseksi tai oikeustoimia varten.

Arvioimme henkilötietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten käytännesääntöjemme mukaisesti. Lisäksi toteutamme kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Käytämme teknisiä ja organisatorisia suojatoimenpiteitä keräämiemme ja käsittelemiemme henkilötietojen suojaamiseksi. Tietokantoihin ja järjestelmiin pääsyyn sekä rekisterin käyttöön ovat oikeutettuja vain ne rekisterinpitäjän tai tämän puolesta ja lukuun toimivien henkilötietojen käsittelijöiden työntekijät, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä rekisterin sisältämiä tietoja.

Henkilötietoja sisältävä tietokanta on palvelimella, jota säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Palvelin on suojattu asianmukaisella palomuurilla ja teknisellä suojauksella. Käyttämämme toimet on suunniteltu ylläpitämään asianmukainen turvallisuustaso tietojen luottamuksellisuuden, eheyden, käytettävyyden ja vikasietoisuuden varmistamiseksi.

Säilytämme paperikopioita ja muita fyysisessä arkistossa säilytettäviä henkilötietoja lukittavissa tiloissa, joihin on rajattu pääsy.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritellyt oikeudet:

Oikeus saada vahvistus siitä, että sinua koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin.
Oikeus saada oikaistua sinua koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.
Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä tiettyjä EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määriteltyjä tarkoituksia kuten profilointia varten.
Oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Oikeus pyytää henkilötietojesi poistamista EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritellyissä tilanteissa.
Oikeus henkilötietojen käsittelyn rajoittamiseen EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritellyissä tilanteissa.
Oikeus tietyissä tilanteissa saada siirrettyä sinua koskevat henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Suomessa tämä viranomainen on tietosuojavaltuutettu.

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan kohdassa 1 mainitulle SEO:n yhteyshenkilölle.